Die digitale Revolution erreicht die Rechnungsstellung: Ab dem 1. Januar 2025 wird die eRechnung für inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmern mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland Pflicht. Diese bedeutende Änderung, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz, verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre finanziellen Transaktionen abwickeln.
Eine eRechnung ist mehr als nur ein digitales Dokument. Sie ist ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das dem Standard EN16931 entspricht. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen, die lediglich digitale Abbilder von Papierrechnungen sind, ermöglicht eine eRechnung eine automatisierte Verarbeitung der enthaltenen Daten. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung.
Die Vorteile von eRechnungen sind vielfältig. Neben der Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse, die manuelle Eingaben reduzieren und die Rechnungsbearbeitung beschleunigen, ergeben sich auch signifikante Kosteneinsparungen. Der Wegfall von Druck- und Versandkosten schont nicht nur das Budget, sondern trägt auch zum Umweltschutz bei, indem der Papierverbrauch drastisch reduziert wird. Zudem verringert das strukturierte Format das Risiko von Übertragungsfehlern erheblich.
Trotz des digitalen Formats müssen eRechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Weitere wichtige Informationen sind die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung sowie der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Auch das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der anzuwendende Steuersatz und Steuerbetrag müssen angegeben werden.
Die Umstellung auf eRechnungen ab 2025 erfordert von Unternehmen eine sorgfältige Vorbereitung. Zunächst ist es wichtig, rechtzeitig eine geeignete Softwarelösung zu implementieren, die in der Lage ist, eRechnungen im korrekten Format zu erstellen und zu verarbeiten. Gleichzeitig müssen interne Abläufe an die digitale Rechnungsverarbeitung angepasst werden. Eine gründliche Schulung der Mitarbeiter ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut sind. Zudem sollten Unternehmen frühzeitig mit ihren Geschäftspartnern kommunizieren, um sie über die Umstellung zu informieren und technische Details zu klären.
Obwohl die Einführung der eRechnungspflicht zunächst als Herausforderung erscheinen mag, bietet sie langfristig erhebliche Vorteile für Unternehmen. Durch eine frühzeitige und gut durchdachte Vorbereitung können Unternehmen die Umstellung reibungslos meistern und von den zahlreichen Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren. Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital – mit den richtigen Schritten können Unternehmen diese Zukunft erfolgreich gestalten und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern.
Fazit
Die Einführung der eRechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch zahlreiche Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung.
"Wir stehen Ihnen in dieser Übergangsphase unterstützend zur Seite. Wir bieten umfassende Beratung und maßgeschneiderte Lösungen, um die Implementierung von eRechnungen in Ihrem Unternehmen reibungslos zu gestalten. Lassen Sie uns gemeinsam die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung nutzen und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellen!" Henning Ritter, SWAN – Agentur für vertriebsorientiertes Marketing
